LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
Los libros de comercio son
documentos en donde los entes realizan los registros de sus operaciones, los
cuales forman parte integral de la contabilidad, y podrán ser diligenciados, ya
sea en forma manual o electrónica.
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TIPO
DE LIBRO
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ENTIDADES
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DESCRIPCIÓN
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REGISTRO
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REG.
LEGAL
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LIBROS
DE REGISTRO DE ACCIONISTAS Y DE SOCIOS
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Tanto las sociedades de responsabilidad limitada
como las sociedades por acciones.
entes económicos
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obligadas a llevar un libro de registro de sus
socios o accionistas, los cuales pueden llevarse por medios mecanizados o
electrónicos (sistematizados)
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Debe registrarse en la Cámara de Comercio o ante
la autoridad competente del domicilio principal de la sociedad.
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Artículos 195 y 361 del C. Co.
Artículo 130 del decreto 2649 de 1993.
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LIBRO
DE ACTAS
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Órganos colegiados de las diferentes clases de
personas jurídicas, sean estas sociedades comerciales, civiles o entidades
sin ánimo de lucro.
entes económicos
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se consignan los temas tratados y decididos en
las reuniones de los órganos colegiados
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Art.431 del C. de Cio
términos del Art. 189 del Estatuto Mercantil
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Los documentos donde se registran
las transacciones y situaciones con valor monetario sucedidas en los entes
económicos y que serán el fundamento de los estados financieros, como quiera
que sus saldos y las operaciones registradas son la fuente para su elaboración.
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TIPO
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ENTIDAD/
REG. LEGAL
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DESCRIPCION
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LIBRO
DIARIO
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Se registran día a día todas las operaciones
resultantes de los hechos económicos ocurridos en un período no superior a un
mes.
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LIBRO
MAYOR O LIBRO MAYOR Y BALANCES.
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Se registran de forma resumida los valores del
movimiento débito y crédito del período respectivo (diario, semanal,
quincenal o mensual) para luego registrar los nuevos saldos, los cuáles serán
la base como saldos anteriores para el período siguiente.
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LIBRO
DE INVENTARIOS Y BALANCES
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Artículo 52 del Código de Comercio
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Registrar por lo menos una vez al año los
inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la compañía o el
balance general en forma detallada.
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LIBRO
FISCAL DE REGISTRO DE OPERACIONES
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Comerciantes que comercialicen bienes o
presten servicios gravados
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Libro con fines fiscales, se debe identificar el
contribuyente registrando en forma diaria, de manera global o discriminada,
las operaciones realizadas por cada establecimiento, debiendo estar
debidamente foliado.
No
requiere ser registrado.
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LIBROS
AUXILIARES
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Ente económico/
Decreto 2650 de 1993
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Deben servir de soporte para conocer las
transacciones individuales.
Es una obligación por parte de los entes
económicos cuya actividad sea el comercio llevar registros auxiliares de
inventarios de mercancías (12), con el fin de llevar el control de las que se
destinen para la venta.
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TEMA
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DESCRIPCION
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REGLAMENTACION
LEGAL
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CONSERVACIÓN
DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Y MENSAJES ELECTRÓNICOS DE DATOS
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Se deberá realizar permitiendo que la información
sea accesible para su posterior consulta, conservando los datos en el formato
que se haya generado y que permita demostrar que reproduce con exactitud la
información generada, enviada o recibida, para que posteriormente se pueda
determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora de envío y
recibo del mensaje.
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Ley 527 de 1999 y artículo 7º
Concepto 220-98208
Concepto 340-5698 del 23 de Febrero de
1998 y 340-41978 del 27 de junio de 2000
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IMPRESIÓN
DE LIBROS
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Los libros oficiales u obligatorios deben
llevarse impresos en los folios registrados ante la autoridad
correspondiente, asentando sus registros a más tardar en el mes siguiente a
aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado
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C-662 de 2000 respecto de la ley 527 de
1999
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DOCUMENTOS
QUE RESPALDAN LOS REGISTROS CONTABLES.
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Los comprobantes de contabilidad son los
documentos que deben elaborarse previamente al registro de cualquier
transacción.
Los soportes son los documentos suficientes y
valederos según el tipo de acto de que se trate, de un hecho u operación
económica; pueden ser de origen interno o externo, los primeros se originan
dentro de la misma unidad económica, mientras que los externos provienen de
terceros.
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CORRECCIÓN
DE ERRORES Y DE REGISTROS EN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD.
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Se deben salvar mediante una anotación al pie de
la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor
técnico que permita evidenciar su corrección.
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CORRECCIÓN
DE ERRORES Y DE REGISTROS EN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD.
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Se deben salvar mediante una anotación al pie de
la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor
técnico que permita evidenciar su corrección.
La anulación de folios se debe efectuar señalando
sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el
responsable de la anotación con indicación de su nombre completo.
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REGISTRO
DE LOS LIBROS
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El registro de libros de contabilidad se realiza
ante las autoridades o entidades competentes tales como: Las Cámaras de
Comercio, Ministerios, Gobernaciones, Dirección de Impuestos y Aduanales
Nacionales, Consejo Nacional Electoral, Inspecciones de Trabajo y las
alcaldías, entre otros.
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Código de Comercio y el Decreto 2649 de
1.993
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PLAZO
PARA EL REGISTRO DE LIBROS DE COMERCIO
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Si los libros no se registran ante la autoridad
competente, no surtirán efectos ante tercero sino hasta la fecha de su
inscripción. Además podrá acarrear sanciones legales, entre otras, multas
impuestas por las superintendencias y por las autoridades tributarias
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Art.655 E.T.
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EXHIBICIÓN
DE LIBROS
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Los libros deben ser exhibidos en el domicilio
principal del ente económico, en las oficinas o establecimientos del
comerciante y en presencia de este o de la persona que lo represente
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Artículo 66 del Código de Comercio
concordante con el artículo 127 del decreto 2649 de 1993
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CONSERVACIÓN
Y DESTRUCCIÓN DE LIBROS
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Los comerciantes deben conservar los libros y
papeles relacionados con sus actividades cuando menos por diez (10) años,
contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento
o comprobante.
vencidos los veinte (20) años contados desde el
cierre de los mismos o la fecha del último asiento, documento o comprobante,
los libros se pueden destruir sin requerirse la reproducción de los mismos.
Los entes económicos no comerciantes deben
conservarlos durante 20 años antes de su destrucción
Los liquidadores de sociedades comerciales
deberán guardarlos por 5 años contados a partir de la aprobación de la cuenta
final.
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PÉRDIDA
Y RECONSTRUCCIÓN DE LIBROS
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Denunciar ante las autoridades competentes la
pérdida, extravío, destrucción. Debe acreditarla en caso de exhibición de los
libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados,
según el caso.
Los libros de contabilidad y registros se
reconstruirán dentro de los seis (6) meses siguientes a la ocurrencia del
hecho, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones
tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros,
soportes de origen interno y externo.
Esta regla es aplicable para todos los entes
económicos trátese de entidades comerciales o de otra naturaleza.
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Decreto 2649 de 1993
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REGISTRO
DE LIBROS
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ENTIDAD
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LIBROS
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ENTIDAD
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REG.
LEGAL
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CÁMARAS
DE COMERCIO
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libros de contabilidad, los
de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de socios, así
como los de juntas directivas de sociedades mercantiles y civiles (
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PERSONAS NATURALES
a)
Libro mayor y balance;
b)
Libro diario, y
c) Libro de inventarios y de
balances
SOCIEDADES
a)
Libro mayor y balances;
b)
Libro de inventarios y balances;
c)
Libro diario, y
d) Libro de actas de
asamblea, de registro de socios, de asambleas y de juntas, según el caso”
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Art.1 de la ley 222 de 1995).
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ENTES
QUE DEBEN REGISTRAR SUS LIBROS ANTE LA DIAN
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las entidades sin ánimo de
lucro, con excepción de las entidades de derecho público, juntas de defensa
civil y las entidades previstas en el Art. 5º del mismo decreto
las instituciones de ENTIDADES
SIN ANIMO DE LUCRO: Educación superior; las instituciones de educación formal
y no formal a que se refiere la Ley 115 de 1994; las personas jurídicas que
prestan servicios de vigilancia privada; las iglesias,
confesiones y denominaciones religiosas, sus federaciones y
confederaciones y asociaciones de ministros; las reguladas por la Ley 100 de
Seguridad Social, cámaras de comercio y las demás personas jurídicas
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libros de contabilidad
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Art. 2º del D.2500 de 1986, a partir
del 1º de enero de 1987.
Art. 45 del D.2150 de 1995 y Art. 3 del
D.427 de 1996
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CONSEJO
NACIONAL ELECTORAL
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Los
partidos y movimientos políticos
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Registrar sus libros
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Art. 6o de la ley 58 de 1985.
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INSPECCIÓN
DE TRABAJO
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los
sindicatos
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los libros de afiliación, de actas de asamblea
general, de actas de junta directiva, de inventario y balances y de ingresos
y egresos.
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art 393 del Código Sustantivo del
Trabajo en concordancia con el Art. 18 de la Ley 11 de 1984
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SUPERINTENDENCIA
DE ECONOMÍA SOLIDARIA.
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Las
organizaciones del sector real
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deberán inscribir sus libros y documentos ante la
Cámara de Comercio,
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Decreto 2150 de 1995 y las Resoluciones
681 de 2000 y 2329 de 29 de enero de 2003.
Decreto Reglamentario No.1798 de 1998
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GOBERNACIÓN
O ALCALDÍAS
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Las
Juntas de Acción Comunal, Juntas de Vivienda Comunitaria, Asociaciones
Comunales de Juntas, Federaciones Comunales y la Confederación Comunal
Nacional, como organismos de primero, segundo, tercero y cuarto grado
respectivamente, quedan por fuera del ámbito de registro ante las Cámaras de
Comercio y en consecuencia, todos sus actos, así como el ejercicio de la
inspección, control y vigilancia, serán de competencia de las entidades
territoriales.
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Decreto No.1774 del septiembre 11 de
2000 “por el cual se reglamenta la Ley 537 del 1° de diciembre de 1999
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Deben registrarse los libros en
otra entidad que no sea la Cámara de Comercio?
Los libros de contabilidad no
requieren del registro en ninguna entidad, dado que el objetivo de la ley (artículos
173 a 175 del Decreto-Ley 019 de 2012) fue la supresión o reforma de los
trámites, así como la racionalización y simplificación de trámites
administrativos con el fin de facilitar la actividad de las personas naturales
y jurídicas, medida en la cual y como ya se indicó, la eliminación de la referida
formalidad no requiere de disposición adicional vía reglamentación.
Pueden seguirse utilizando las
hojas en blanco con la numeración que traían?
La circular externa dejó en
cabeza de la administración del ente económico la decisión de seguir
imprimiendo los registros contables en hojas con una numeración consecutiva, o
en su defecto, llevar la contabilidad en archivo electrónico, determinación de
la cual debe dejarse constancia que garantice la continuidad de la medida
adoptada. Comporta igualmente para los administradores sociales dentro de su
deber de diligencia, la toma de medidas necesarias que permitan garantizar la
inalterabilidad, integridad y seguridad de la información.
